SharePoint 문서 라이브러리 | 초보자 튜토리얼

이 자습서에서는 문서 라이브러리 인 SharePoint 사이트에서 가장 중요한 앱에 대해 설명합니다 . 문서 라이브러리에는 수많은 기능이 포함되어 있으며 이 블로그에서 그 중 일부에 대해서도 설명합니다.

SharePoint 문서 라이브러리는 다양한 유형의 문서를 생성, 구성 및 관리하기 위한 컨테이너입니다. 사이트의 다른 사용자와 파일 또는 문서를 공유할 수도 있습니다.

새 사이트가 생성되면 Documents 라는 문서 라이브러리가 자동으로 생성됩니다. 원하는 경우 여러 문서 라이브러리를 추가할 수도 있습니다. 문서 라이브러리의 주요 이점 중 하나는 팀 간에 공유할 수 있는 파일을 보관할 수 있다는 것입니다. Google 드라이브 또는 OneDrive와 매우 유사합니다. 

문서를 클릭하면 앱 내부에 무엇이 있는지 확인할 수 있습니다. 이 예에서는 문서 내부에 아직  아무것도 없습니다 .

목차

• SharePoint 문서 라이브러리에서 파일 업로드
• SharePoint 문서 라이브러리에서 파일 열기 및 공유
• 파일 속성 보기
• SharePoint 문서 라이브러리 내에서 자체 파일 만들기
• SharePoint 사이트에서 폴더 만들기
• SharePoint 문서 라이브러리에서 링크 만들기
• 파일을 여는 세 가지 방법
• 파일 삭제 및 복원
• 결론

SharePoint 문서 라이브러리에서 파일 업로드

먼저 업로드를 클릭하여 일부 파일을 추가합니다.

그런 다음 파일, 폴더 또는 템플릿을 업로드할지 선택할 수 있습니다. 이 예에서는 파일 을 클릭해 보겠습니다 . 

일부 샘플 파일을 선택하고 열기 버튼을 클릭하여 업로드합니다.

그러면 업로드된 파일이 표시됩니다. 또는 폴더나 템플릿을 업로드할 수도 있습니다. 파일 형식 업로드에 제한이 없습니다. 이미지, 동영상, 링크 등과 같은 모든 파일 형식을 업로드할 수 있습니다.

SharePoint 문서 라이브러리에서 파일 열기 및 공유

이제 일부 파일을 업로드했으므로 파일을 클릭하기만 하면 쉽게 열 수 있습니다. 

Word, Excel, PowerPoint 또는 Office 365 파일을 업로드할 때 좋은 점은 파일을 열면 간단히 편집할 수 있다는 것입니다. 또한 온라인 버전이기 때문에 컴퓨터에 있는 Office 응용 프로그램과 매우 유사해 보입니다. 자동으로 저장되며 Google 문서와 유사합니다. 

파일 위로 마우스를 가져가면 이 파일을 다른 사람과 공유할 수 있는 옵션이 있음을 알 수 있습니다. 

파일을 클릭하고 이 파일을 공유할 사람의 이름, 그룹 또는 이메일을 추가하기만 하면 됩니다. 

링크 복사 버튼을 클릭할 수도 있습니다 . 

그런 다음 조직의 다른 사람들에게 보낼 수 있는 링크를 제공합니다. 

Outlook 버튼을 클릭하여 이 파일을 이메일로 보낼 수도 있습니다 . 

또한 Modified 및 Modified By 열과 같은 파일에 대한 몇 가지 다른 세부 열이 있을 수 있습니다 .

문서 라이브러리에서 OneDrive 또는 Google Drive보다 나은 가장 강력한 기능 중 하나는 열을 사용하여 메타데이터를 추가하는 기능입니다. 

파일 이름에서 줄임표를 클릭하면 사용할 수 있는 다른 옵션에 액세스할 수 있습니다.

또한 여러 파일을 선택하고, 다운로드하고, 삭제하고, 이동하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

파일 속성 보기

파일을 마우스로 가리키고 세부 정보 보기 를 클릭하면 파일의 세부 정보를 볼 수 있습니다 .

페이지 오른쪽에 파일 미리보기, 이 파일에 액세스할 수 있는 구성원 및 파일 속성을 볼 수 있는 창이 열립니다. 

홈 페이지로 돌아가 보겠습니다.

문서 라이브러리에 일부 파일을 이미 추가했으므로 이제 홈 페이지의 문서 섹션 에서 해당 파일을 볼 수 있습니다 . 이것은 Documents 라는 문서 라이브러리에서 파일이나 폴더를 볼 수 있는 페이지의 일부입니다 . 다시 말하지만 문서는 단순히 문서 라이브러리 앱일 뿐입니다. 이름을 다르게 지정할 수 있는 다른 문서 라이브러리 앱을 만들 수 있습니다. 

SharePoint 문서 라이브러리 내에서 자체 파일 만들기

이전에는 업로드를 통해 일부 파일을 추가했습니다. 업로드 외에도 SharePoint 사이트 내에서 파일을 수동으로 생성하여 파일을 추가할 수도 있습니다. 그렇게 하려면 새로 만들기 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다. 

그런 다음 생성하려는 파일 유형을 선택할 수 있습니다. 예를 들어 Word 문서 파일을 만들어 보겠습니다. 

그런 다음 새 온라인 Word 페이지를 만듭니다. 이 예에서는 " This is a test page for Cars " 라고 작성해 보겠습니다 .

파일 편집과 유사하게 이 새 Word 파일도 자동으로 저장됩니다. 그런 다음 이 부분을 클릭하여 파일 이름을 변경할 수 있습니다.

그런 다음 이 파일의 이름을 " Car types "로 변경할 수 있습니다.

이 파일의 위치도 볼 수 있습니다. 

테스트 사이트로 돌아가면 목록에 새로 추가된 단어 파일을 볼 수 있습니다. 보이지 않으면 페이지를 새로고침하세요. 반드시 데스크탑에 파일을 업로드하거나 생성하여 업로드할 필요는 없습니다. SharePoint 사이트에서 직접 추가하거나 만들 수 있습니다. 

SharePoint 사이트에서 폴더 만들기

사용자가 할 수 있는 다른 일은 폴더를 만드는 것입니다. 클릭하여 샘플 폴더를 만들어 봅시다.

이 폴더의 이름을 Food 로 지정 하고 만들기 버튼을 클릭합니다.

그런 다음 다른 폴더를 만들고 이름을 Cars 로 지정합니다 .

Food Memo 파일을 Food 폴더 로 이동합니다 . 

그런 다음 자동차 유형 파일을 Cars 폴더에 넣습니다.

우리는 일반적으로 폴더를 추가하여 파일을 구분합니다. 그러나 SharePoint 사이트에서 이를 수행하는 더 좋은 방법이 있으며 메타데이터 열을 사용하는 것입니다.

메타데이터 열을 사용하는 것은 매우 강력하며 폴더를 생성하면 이러한 측면을 잃게 됩니다. 파일을 분리하기 위해 폴더를 만드는 것 외에도 다른 문서 라이브러리를 대신 만들 수도 있습니다. 음식을 위한 문서 라이브러리와 자동차를 위한 또 다른 문서 라이브러리를 만들 수 있습니다. 

SharePoint 문서 라이브러리에서 링크 만들기

원하는 경우 링크를 만들 수도 있습니다. 링크 를 클릭하십시오 .

그런 다음 원하는 링크를 입력하라는 메시지가 표시됩니다. 이 예에서는 Google 링크를 추가하고 만들기 버튼을 클릭해 보겠습니다.

링크 파일이 목록에 추가됩니다. 그것을 클릭해 봅시다.

그런 다음 Google 웹 사이트 로 이동합니다 .

예를 들어 외부 링크가 포함된 폴더를 생성하려는 경우 새 폴더를 생성하고 중요 링크 로 이름을 지정할 수 있습니다 . 

그런 다음 중요 링크 폴더 내에서 링크 파일을 이동할 수 있습니다 .

파일을 여는 세 가지 방법

파일을 여는 방법은 3가지가 있습니다. Microsoft 제품인 SharePoint를 사용하여 다른 Office 제품과 원활하게 통신합니다. 기본적으로 Word, Excel 또는 PowerPoint 파일을 열면 온라인 버전이 자동으로 열립니다. 

파일을 여는 방법을 선택하려면 파일에서 줄임표를 클릭하여 다른 옵션을 엽니다. 

기본 브라우저에서 열 것인지, 앱에서 열 것인지, 몰입형 리더에서 열 것인지 선택할 수 있습니다.

앱에서 열기 옵션을 클릭하면 팝업이 나타납니다. 컴퓨터에서 Word 앱을 열 것인지 묻습니다. Word 열기 버튼을 클릭해 봅시다 . 

Microsoft Word 데스크탑 앱이 파일을 엽니다. SharePoint에서 사용 중인 것과 동일한 계정으로 로그인해야 합니다. 이 예에서는 이미 로그인되어 있습니다.

온라인 버전과 마찬가지로 자동 저장 기능도 여기에서 활성화됩니다. 

온라인 버전은 모든 변경 사항을 자동으로 저장합니다. 예를 들어 " card " 라는 단어를 " cars "로 변경하고 " Here is my second edit for cars " 라는 새 줄을 추가해 보겠습니다 .

이제 닫기 버튼을 클릭하여 이 파일을 닫을 수 있습니다.

온라인에서 파일을 확인하면 Word 데스크톱 앱에 추가한 새 문장을 볼 수 있습니다. 

파일을 여는 세 번째 옵션은 몰입형 리더에서 열기 옵션입니다.

파일을 여는 데 해당 옵션을 사용하는 경우의 모습입니다.

이를 통해 검토, 메모 추가, 글꼴 크기 변경 및 주로 편집에 사용하기가 매우 쉽습니다. 재생 옵션 버튼 도 있습니다 . 사람들은 읽고 싶지 않지만 읽어주기를 원할 때 이것을 사용합니다. 

파일 삭제 및 복원

파일을 삭제하려면 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 삭제 옵션을 클릭하면 됩니다.

파일을 선택하고 메뉴 모음에서  삭제를 클릭할 수도 있습니다 .

그런 다음 삭제 버튼을 클릭합니다.

보시다시피 이제 파일이 목록에서 제거되었습니다.

실수로 파일을 삭제한 경우 복원할 수도 있습니다. 휴지통 으로 이동하십시오 .

여기에는 우리가 삭제한 파일 목록이 포함되어 있습니다. 삭제된 파일의 원래 위치도 확인할 수 있습니다. 

파일을 복원하려면 복원할 파일을 선택한 다음 메뉴 표시줄에 표시되는 복원 옵션을 클릭하십시오.

파일이 휴지통 에서 제거됩니다 .

Documents 로 돌아가서 Food 폴더 안으로 들어가 봅시다 .

그러면 삭제한 파일이 목록에 다시 표시됩니다.

SharePoint 자습서: 새 사이트 만들기
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Microsoft SharePoint 사이트: 간략한 개요

결론

요약하면 SharePoint 문서 라이브러리에서 사용 가능한 일부 기능을 배울 수 있습니다. 문서 라이브러리는 모든 문서와 파일을 안전하게 저장하기 위한 보안 리포지토리입니다. 또한 사용자와 동료가 문서를 쉽게 찾고, 함께 작업하고, 언제든지 모든 장치에서 문서에 액세스할 수 있는 곳이기도 합니다.

또한 문서 라이브러리를 사용하여 파일과 폴더를 구분하고 SharePoint 사이트 내에서 항목을 깨끗하고 체계적으로 유지할 수 있습니다. 문서 라이브러리의 이러한 모든 측면을 학습하고 이를 신중하게 처리하면 사용자는 SharePoint 문서 관리를 효과적으로 제어할 수 있습니다.

모두 제일 좋다,

헨리