Przechowywanie wersji w bibliotece dokumentów programu SharePoint

W tym samouczku porozmawiamy o przechowywaniu wersji i historii wersji w programie SharePoint . Przechowywanie wersji to potężne narzędzie w programie SharePoint. Jeśli mamy wszystkie nasze pliki w SharePoint, możemy je edytować w naszej aplikacji komputerowej lub online. 

Dzięki wersjonowaniu dokumentów w programie SharePoint możesz łatwo śledzić zmiany w elementach i danych oraz zarządzać nimi. 

Jeśli pomyślimy o normalnym procesie biznesowym, gdy ktoś utworzy dokument, w trakcie tego procesu można wprowadzić wiele zmian. Bez programu SharePoint ludzie dokonują wersji swoich plików na podstawie tytułu pliku, takiego jak wersja 1, wersja 2, wersja ostateczna itd. 

Problem polega na tym, że czasami możemy wysłać plik do 2 menedżerów i każdy z nich dokonuje edycji niezależnie od siebie. Kiedy więc odeślą go do nas, musimy skonsolidować te zmiany. Dlatego wiele zespołów przenosi swój system zarządzania plikami bezpośrednio do SharePoint. Wynika to z wydajności wersjonowania programu SharePoint.

Spis treści

• Edytowanie pliku w celu przechowywania wersji dokumentów w programie SharePoint
• Wersjonowanie dokumentów w SharePoint
• Przywracanie wersji w SharePoint
• Wniosek

Edytowanie pliku w celu przechowywania wersji dokumentów w programie SharePoint

Otwórzmy plik w SharePoint. 

Zróbmy edycję. Na potrzeby tego przykładu dodam tutaj zdanie: „ Najlepszym samochodem wszechczasów jest Tesla ”. Ponownie, jedną z fajnych rzeczy w SharePoint jest to, że dwie osoby mogą pracować nad tym samym plikiem biurowym w tym samym czasie.

Następnie zamknij plik.

Wersjonowanie dokumentów w SharePoint

Powiedzmy na przykład, że zdaliśmy sobie sprawę, że tak naprawdę nie chcemy dokonywać tej edycji ani zmian i chcemy przywrócić ten plik do jego poprzedniej wersji. Będziemy mogli to łatwo zrobić, klikając wielokropek obok pliku. 

Kliknij Historia wersji .

Możemy wtedy zobaczyć różne wersje tego pliku, kiedy zostały zapisane, oraz osoby, które go zmodyfikowały. Jest to bardzo pomocne, ponieważ nie musimy zapisywać i wysyłać nowej wersji do innych osób za każdym razem, gdy musimy wprowadzić zmiany w pliku. Wszystko to zostanie zapisane w pliku, który edytujemy w witrynie programu SharePoint. 

Przywróćmy teraz zmiany, które wprowadziliśmy wcześniej w pliku. Wiemy, że najnowsza wersja pochodzi z okresu, w którym wprowadziliśmy zmiany w pliku. Więc powinniśmy poszukać wersji wcześniej. W takim przypadku kliknijmy wersję 5.

Poprosi nas o otwarcie go w naszej aplikacji Word na komputer. Kliknijmy przycisk Otwórz program Word .

Następnie poprosi nas o zalogowanie. Ponownie musimy użyć konta, którego używamy w SharePoint. 

Po zalogowaniu możemy teraz zobaczyć wersję pliku bez zmian lub zmian, które ostatnio wprowadziliśmy.

Przywracanie wersji w SharePoint

Na górze możemy również zobaczyć, że możemy ustawić tę wersję jako najnowszą wersję, klikając przycisk Przywróć .

Zamknijmy na razie ten plik. 

Możemy również przywrócić tę wersję, klikając małą strzałkę rozwijaną obok niej.

Następnie kliknij Przywróć .

Następnie kliknij przycisk OK w wyskakującym okienku.

Teraz do listy dodano wersję, która jest wersją 7 . To, co zrobiliśmy, to wersja, która jest dokładnie taka sama jak wersja 5 , czyli wersja, którą chcemy przywrócić. 

Zamknijmy teraz historię wersji .

Następnie otwórzmy ten plik ponownie.

Teraz zobaczymy, że zmiany, które wprowadziliśmy wcześniej, zniknęły.

Samouczek programu SharePoint: tworzenie nowej witryny
Biblioteka dokumentów programu SharePoint | Samouczek dla początkujących
Witryny programu Microsoft SharePoint: krótkie omówienie

Wniosek

Podsumowując, dowiedzieliśmy się, że wiele osób może edytować plik w tym samym czasie. Dowiedzieliśmy się również, że wersjonowanie w programie SharePoint umożliwia użytkownikom śledzenie wszystkich zmian wprowadzonych w jednym pliku za pomocą historii wersji . Umożliwia to użytkownikom lepsze zarządzanie dokumentami. Nie ma potrzeby tworzenia wersji, a następnie wysyłania jej do naszego menedżera, a następnie kolejnej wersji za każdym razem, gdy wprowadzamy zmiany. 

Ponadto jesteśmy w stanie nauczyć się przywracania wersji dokumentów i zmian w plikach. Jest to szczególnie przydatne, gdy kilka osób pracuje razem nad projektem lub gdy informacje przechodzą przez kilka etapów opracowywania i przeglądu.

Wszystkiego najlepszego,

Henz