Jak analizować wiadomości e-mail i wypełniać listy programu SharePoint w usłudze Power Automate

Typowym zastosowaniem usługi Power Automate jest automatyzacja przepływów pracy rozpoczynających się od otrzymania wiadomości e-mail. Na przykład [odbierz e-mail] à [wykonaj działanie]. Aby to zrobić, musimy wiedzieć, jak analizować dane w wiadomościach e-mail oraz jak dodawać/zapisywać załączniki do wiadomości e-mail. W tym samouczku wyjaśnię tę koncepcję na bardzo znanym przykładzie. Pokażę ci, jak analizować wiadomości e-mail i zapisywać je na liście programu SharePoint. Możesz obejrzeć pełny film z tego samouczka na dole tego bloga.

Tutaj narysowałem bardzo prosty przykład, którego moi klienci używają przez cały czas. Załóżmy, że pracujemy dla firmy konsultingowej, która ma aplikacje, które wdraża u swoich klientów i potrzebuje wydajnego systemu zgłoszeń.

Obecnie dzieje się tak, że jeśli ktoś znajdzie problem ze swoją aplikacją, wysyła wiadomość e-mail, następnie ktoś musi wejść i spojrzeć na wiadomość e-mail, a następnie ręcznie musi dodać ją do listy SharePoint zwanej biletami. Po dodaniu do listy programu SharePoint jest następnie oceniany przez inżynierów, a następnie ostatecznie rozwiązany.

To jest cały przepływ pracy; zamierzamy zautomatyzować część, w której ktoś faktycznie czyta wiadomość e-mail, a następnie ręcznie przesyła ją do SharePoint. Zamierzamy to zautomatyzować za pomocą usługi Power Automate.

Inną komplikacją jest to, że ta skrzynka odbiorcza jest ogólną skrzynką odbiorczą. Jest używany do wszystkich typów e-maili. Chcemy, aby na listę programu SharePoint trafiały tylko wiadomości e-mail związane z biletami. Innym problemem jest to, że e-maile czasami zawierają załączniki, takie jak zdjęcia problemu lub inne rzeczy, które pomagają inżynierom określić, na czym polega problem. Chcemy mieć pewność, że zapiszemy to również na liście programu SharePoint.

Teraz, gdy mamy ustawiony scenariusz, przejdźmy dalej i zacznijmy.

Spis treści

• Jak analizować wiadomości e-mail za pomocą usługi Power Automate
• Wniosek

Jak analizować wiadomości e-mail za pomocą usługi Power Automate

Otwórzmy usługę Power Automate i utwórzmy nasz przepływ. Kliknijmy tutaj przycisk tworzenia. Typ przepływu, który będziemy tworzyć, nazywa się Automated Cloud Flow i jest przepływem wyzwalanym przez określone zdarzenie. Naszym wyznaczonym wydarzeniem jest oczywiście wiadomość e-mail przychodząca do naszej skrzynki odbiorczej.

Kliknijmy więc na Automated Cloud Flow. Na razie nie podamy mu nazwy ani wyzwalacza, więc po prostu klikniemy Pomiń.

Teraz oczywiście potrzebuje wyzwalacza, a naszym wyzwalaczem będzie nadejście nowego e-maila. Więc idę szukać Office 365 Outlook . Korzystam z Outlooka. Może to działać z Gmailem, Yahoo Mail lub dowolnym łącznikiem, który ma Power Automate, a jest ich tysiące.

Więc wybiorę Office 365 Outlook, a akcja, którą wybiorę, to nadejście nowej wiadomości e-mail. Teraz mam kilka opcji, z których mogę wybierać. Chcę się upewnić, że gdy nowy e-mail dotrze do folderu skrzynki odbiorczej, przepływ zostanie uruchomiony. Jednak nie chcę, aby wszystkie e-maile uruchamiały ten przepływ pracy, ale tylko e-maile, które mogą mieć ten filtr tematyczny o nazwie Ticket.

Przejdę więc do opcji zaawansowanych i wpiszę filtr tematyczny o nazwie Ticket . Oznacza to, że ten przepływ zostanie wyzwolony tylko wtedy, gdy ciąg Ticket znajduje się w temacie wiadomości e-mail. Zamierzam również powiedzieć dołącz załączniki , abyśmy mogli faktycznie dodawać załączniki do listy programu SharePoint.

Zwykle jeśli wiesz, że będziesz otrzymywać prośby o bilety tylko z kilku skrzynek odbiorczych, możesz również zmodyfikować opcję Stąd , ale my tylko spojrzymy na filtr tematu zgłoszenia.

Następną rzeczą, którą należy wiedzieć, jest wygląd wiadomości e-mail z biletem, zanim ją przeanalizujemy. Teraz udostępniliśmy naszym użytkownikom ustandaryzowany formularz e-mail, z którego mogą korzystać, wysyłając do nas e-maile z biletami. A tak to mniej więcej wygląda.

Mają tabelę, w której pierwszy wiersz to Tytuł , gdzie wpisują tytuł swojej skargi , a następnie Skargę , gdzie opisują, co się dzieje , co im się nie podoba. Reklamacja jest przedmiotem reklamacji . Możemy mieć kilka różnych aplikacji wdrożonych dla naszych użytkowników. A potem w końcu Pilność jest poza 10 .

Prawdopodobnie jest to szablon wiadomości e-mail, który im przekazaliśmy. Jest to ważne, ponieważ jeśli chcesz analizować swoje wiadomości e-mail, chcesz mieć pewność, że są one dostarczane w bardzo ustandaryzowanej formie szablonu.

Następną częścią przepływu jest możliwość przeniesienia wiadomości e-mail w formacie HTML , co zwykle otrzymujemy w dzisiejszych czasach z wiadomościami e-mail, i przekształcenia jej w wiadomość tekstową, którą możemy następnie przeanalizować. Więc nasz następny krok nazywa się akcją HTML do tekstu .

Klikamy na to i wszystko, czego potrzebuje, to rzeczywista treść. Powodem, dla którego musimy to zrobić, jest to, że tabele, takie jak te, które otrzymujemy, są w formacie HTML. Trudno jest analizować tabele HTML. Więc wybiorę Body . Ten krok spowoduje przekonwertowanie treści tego e-maila na tekst.

Następnym krokiem jest możliwość utworzenia listy SharePoint . Mamy teraz wszystko, czego potrzebujemy, aby móc ją tworzyć.

Przejdziemy więc do SharePoint i utworzymy element, co zasadniczo oznacza utworzenie kolejnego wiersza na liście. Musimy podać adres naszej witryny, a korzystamy z witryn testowych. Naszą listą będą bilety. Następnie powinno wyskoczyć z listą wartości odpowiadających kolumnom, które znajdują się na naszej liście.

Chcemy mieć pewność, że uzyskamy takie same wyniki. Mamy więc tytuł, skargę, wniosek i pilność. Mamy też inne pole o nazwie e-mail, w którym zrzucimy całą zawartość e-maila do tego pola, ponieważ chcemy zachować cały e-mail na wypadek, gdyby nasza metoda analizy została uszkodzona lub niepoprawna lub coś w tym rodzaju.

Więc weźmiemy to wyjście. To wyjście będzie w zasadzie tabelą, ale bez rzeczywistych linii.

Chcemy móc podzielić ten długi tekst na tablicę, w której pierwszym elementem tablicy jest tytuł . Drugim elementem tablicy jest Hoola App nie działa . Trzecim elementem jest skarga i tak dalej, i tak dalej.

Po wykonaniu tej czynności możemy dokładnie określić, czego chcemy w każdej z tych kolumn. W pierwszej kolumnie o nazwie tytuł chcemy, aby pierwszy element Hoola App nie działał. W drugiej kolumnie ta skarga, potem chcemy trzeci element itd.

Funkcja, której używamy do tego, nazywa się Split . Zwraca tablicę zawierającą podłańcuchy oddzielone przecinkami na podstawie określonego ogranicznika. Naszym ogranicznikiem, znakami oddzielającymi nasz tekst, są fajki na stole.

Przejdźmy teraz do naszego tytułu i przejdźmy do wyrażenia, i wywołamy funkcję podziału. Widzimy, że funkcja podziału przyjmuje dwa argumenty, tekst i ogranicznik lub separator. Tekst będzie treścią zwykłego tekstu. Dane wyjściowe tej akcji, przecinek, a następnie drugi argument, który jest separatorem lub ogranicznikiem, będzie potokiem.

Teraz, po jego podzieleniu, musimy określić element. Element tytułowy będzie wtedy rezydował w pierwszym elemencie. Skopiujemy to, a następnie klikniemy OK. Zamierzamy zrobić to samo w przypadku skarg, wniosków i pilności. Wreszcie mamy cały e-mail. Chcemy zapisać całą wiadomość e-mail, więc nie musimy wykonywać żadnej logiki typu podzielonej tablicy. Więc po prostu wybierzemy kontekst zwykłego tekstu.

Na koniec musimy też coś zrobić z załącznikami . Klikamy więc Nowy krok, aw łączniku programu SharePoint znajduje się akcja o nazwie dodaj załącznik . Klikamy to i określa dla nas adres i listę. Adres to Witryna. Lista to Bilety.

Identyfikator to miejsce, w którym chcesz dołączyć załącznik. Teraz będzie to wynik akcji tworzenia elementu, więc go klikniemy. Przyjrzymy się Utwórz element i potrzebujemy identyfikatora. Chcemy również dodać nazwę pliku, więc nazwiemy go po prostu Załączony. A wtedy zawartość pliku będzie samym załącznikiem z wiadomości e-mail. Jeśli przewiniemy w dół do miejsca, w którym widzimy wiadomość e-mail, treść załącznika jest tym, co chcielibyśmy dodać.

Technicznie możesz mieć wiele załączników w jednym e-mailu, więc ten proces zostanie przeprowadzony dla każdego załącznika. Jeśli mają więcej niż jeden obraz, otrzymasz na przykład wszystkie ich obrazy.

Następnie klikamy Zapisz.

Integracja przepływu procesów biznesowych w usłudze Power Automate
Microsoft Power Automate: automatyzacja przepływu pracy
przy użyciu usługi Power Automate do odświeżania danych w usłudze LuckyTemplates

Wniosek

W tym blogu pokazałem bardzo prosty przykład analizowania wiadomości e-mail w przepływie pracy usługi Power Automated, który pobiera zawartość wiadomości e-mail i wypełnia listę programu SharePoint.

Stworzyliśmy bardzo prosty przepływ pracy, ale możesz sobie wyobrazić, że może on stać się bardziej złożony.

Po drugie, zautomatyzowaliśmy tylko aspekt ładowania biletów. Bilety mają bardzo długi cykl życia. Zgłoszenie zostało wysłane, co zautomatyzowaliśmy, i jest również komentowane jako rozwiązane. Następnie rozwiązanie jest przekazywane klientowi. Jest to cały przepływ pracy usługi Power Automated, który faktycznie można zautomatyzować.

Nasi klienci używali również poczty e-mail do uruchamiania przepływu pracy. Możesz jednak chcieć zamiast tego Power App.

Możesz obejrzeć pełny samouczek wideo na temat analizowania wiadomości e-mail poniżej. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze Power Automate, skorzystaj z poniższych łączy.

Wszystkiego najlepszego!

Henz