Szablony programu SharePoint dla bibliotek dokumentów

Szablony to gotowe projekty, których możemy użyć do ujednolicenia określonego układu. W tym samouczku omówimy, jak dodawać i używać niestandardowych szablonów programu SharePoint w bibliotekach dokumentów . 

Szablony dokumentów można przechowywać i ponownie wykorzystywać w celu standaryzacji procesów i zapewnienia spójności w organizacji. Są one zazwyczaj wstępnie sformatowane w jakiś sposób, który informuje o korzystaniu z dokumentu.

Spis treści

• Znaczenie korzystania z szablonów dokumentów w programie SharePoint
• Przesyłanie szablonów dokumentów na SharePoint
• Korzystanie z szablonów programu SharePoint dla dokumentów
• Wniosek

Znaczenie korzystania z szablonów dokumentów w programie SharePoint

Głównym powodem korzystania z szablonu dokumentu w SharePoint jest oszczędność czasu jego użytkowników. Zamiast tracić czas na formatowanie dokumentu za każdym razem, gdy go używamy, możemy po prostu zapisać szablon dokumentu, a następnie użyć go ponownie. Ponadto korzystanie z szablonów może zapewnić jednolitość, ponieważ wszystko jest odpowiednio sformatowane. 

Na przykład, jeśli jesteśmy firmą samochodową, zwykle mamy plik Excela z wyceną dla sprzedawców. W tym przykładzie mamy folder Cytaty .

W tym folderze znajduje się kilka przykładowych plików z wycenami w Excelu dla Hondy i Forda . 

Gdy otwieramy te pliki ofert, widzimy, że mają one różne formaty, co może być mylące dla tego, kto chce je sprawdzić lub utworzyć nowy plik wyceny dla innej firmy samochodowej. 

Co więcej, jeśli inny użytkownik musi utworzyć plik cytatu, może mieć inny sposób na zrobienie tego. 

Możemy udostępnić szablon, z którego użytkownicy działu sprzedaży mogą korzystać za każdym razem, gdy muszą utworzyć ofertę. Następnie możemy przesłać to na nasz SharePoint. 

Przesyłanie szablonów dokumentów na SharePoint

Na potrzeby tego samouczka utworzyłem przykładowy szablon oferty, z którego chcę, aby użytkownicy korzystali za każdym razem, gdy będą tworzyć ofertę. Na tym szablonie dodałem nazwę firmy, slogan, cytat, datę i tak dalej. 

Aby przesłać szablon do SharePoint, po prostu kliknij przycisk Nowy , a następnie kliknij Dodaj szablon .

Następnie wybierz utworzony szablon. Na potrzeby tego przykładu utworzyłem szablon o nazwie Szablon oferty cenowej .

Zobaczymy powiadomienie, że nasz szablon został już przesłany.

Użytkownicy mogą teraz korzystać z tego szablonu. Muszą tylko kliknąć przycisk Nowy .

Następnie zobaczymy, że przesłany przez nas szablon oferty został dodany do listy. Ponownie, jest to przydatne, ponieważ jeśli użytkownicy dodają cytaty, możemy im powiedzieć, aby nie tworzyli pliku Excela z cytatami na swój własny sposób i po prostu używali tego szablonu, który udostępniliśmy. 

W tym przykładzie usunę te dwa przykładowe pliki cytatów, które nie mają tego samego formatu. 

Korzystanie z szablonów programu SharePoint dla dokumentów

Aby użyć szablonu, który dodaliśmy, po prostu kliknij przycisk Nowy , a następnie kliknij ten szablon. 

Jak widać, zamiast pustego pliku Excela i tworzenia wyceny od podstaw, mamy teraz szablon wyceny, który wystarczy wypełnić.

Po wprowadzeniu wymaganych szczegółów dla tego cytatu, możemy teraz zmienić jego nazwę. To jest przykładowy cytat dla Forda , więc nazwałem go Fordem .

Za każdym razem, gdy użytkownik musi utworzyć wycenę, może po prostu skorzystać z naszego szablonu wyceny. Dzięki temu możemy również mieć szablony ofert cenowych, arkuszy rozmów telefonicznych, notatek ze spotkań i wielu innych. Pamiętaj, że możemy to zrobić również dla plików Word lub PowerPoint.

Ale co, jeśli nie chcemy już, aby użytkownicy tworzyli własny skoroszyt programu Excel lub dokument programu Word? Możemy to również zrobić. Najpierw kliknij przycisk Nowy , a następnie kliknij menu Edytuj nowy . 

Odznacz opcje, z których użytkownicy mogą korzystać podczas dodawania nowego pliku. Na przykład, jeśli mamy szablon skoroszytu programu Excel, możemy tutaj odznaczyć skoroszyt programu Excel. 

Możemy również zorganizować nasze opcje. Na przykład, jeśli chcemy, możemy przeciągnąć nasz szablon wyceny i umieścić go na górze.

Aby zapisać zmiany, wystarczy kliknąć Zapisz .

Następnie, jeśli ponownie klikniemy przycisk Nowy , zobaczymy, że skoroszytu programu Excel nie było na liście, a nasz szablon wyceny znajduje się teraz na górze. 

Jeśli chcemy, możemy łatwo przywrócić skoroszyt programu Excel. Po prostu przejdź ponownie do menu Edycja i zaznacz pole wyboru Skoroszyt programu Excel. Pamiętaj, aby zapisywać za każdym razem, gdy wprowadzasz jakieś zmiany.

Jeśli chcemy usunąć określony szablon, po prostu kliknij wielokropek, a następnie kliknij Usuń .

Dodawanie plików programu SharePoint do komputera
Witryny programu SharePoint: krótkie omówienie
Witryna programu SharePoint | Układ i przewodnik po menu

Wniosek

Podsumowując, szablony SharePoint dają ogromne możliwości usprawnienia naszej pracy, aw szczególności procesu tworzenia dokumentów. W tym samouczku można było dowiedzieć się, jak przekazywać i używać niestandardowych szablonów dokumentów w programie SharePoint.

Posiadanie tej funkcji w SharePoint jest bardzo wydajne, ponieważ zmusza naszych użytkowników do organizowania i tworzenia spójnych formatów dokumentów. Mamy nadzieję, że udało Ci się zrozumieć jego użycie i znaczenie.

Wszystkiego najlepszego,

Henz