Widoki MS SharePoint | Tworzenie i zapisywanie

W tym samouczku omówimy tworzenie i zapisywanie widoków w programie SharePoint. Filtrowanie i sortowanie sprawia, że ​​widoki są przydatne zwłaszcza przy wyświetlaniu naszych danych na liście SharePoint lub w bibliotekach. Podczas tworzenia widoków programu SharePoint zmieniamy tylko sposób reprezentacji naszych danych lub plików bez zmiany samych plików lub danych. Istnieją dwa sposoby tworzenia widoku, które również zostaną omówione w tym samouczku.

Widoki programu SharePoint to prosta reprezentacja naszych danych. 

W naszych bibliotekach dokumentów wszystkie nasze pliki są domyślnie wyświetlane. Jednak niektóre osoby w organizacji chcą od razu zobaczyć określone widoki lub reprezentację danych bez konieczności każdorazowego filtrowania lub grupowania plików. 

Na przykład za każdym razem, gdy dyrektor generalny odwiedza tę bibliotekę dokumentów, chce mieć widok, w którym są już wyświetlane pliki pogrupowane według działów.

Spis treści

• Pierwsza metoda tworzenia widoków SharePoint
• Zapisywanie widoków programu SharePoint
• Druga metoda tworzenia widoków SharePoint
• Modyfikowanie widoków
• Wniosek

Pierwsza metoda tworzenia widoków SharePoint

Powiedzmy na przykład, że HR chce mieć widok, w którym może zobaczyć również pliki związane z działem księgowości. Aby to zrobić, wystarczy kliknąć kolumnę Dział i kliknąć opcję Filtruj według .

Następnie wystarczy wybrać opcję Księgowość i kliknąć przycisk Zastosuj .

Daje nam to widok, w którym możemy zobaczyć tylko pliki w dziale księgowości . Możemy po prostu zrobić ten krok za każdym razem, gdy chcemy mieć ten widok. Jednak to, czego chcemy, to zapisać ten widok, abyśmy mogli go odwiedzać, kiedy tylko tego potrzebujemy. 

Zapisywanie widoków programu SharePoint

Aby zapisać nasz aktualny widok, po prostu kliknij Wszystkie dokumenty i kliknij Zapisz widok jako .

Możemy teraz nazwać ten widok. W tym przykładzie nazwiemy go Accounting .

Możemy tutaj stworzyć dwa rodzaje widoków pod względem odbiorców. Możemy ustawić ten widok jako publiczny lub prywatny w zależności od tego, czego chcemy. Upubliczniając ten widok, wszyscy w organizacji mogą korzystać z tego widoku, natomiast ustawienie go jako prywatnego powoduje, że ten widok jest dostępny tylko dla osoby, która go utworzyła.

Nie zapomnij kliknąć przycisku Zapisz .

Zawsze, gdy chcemy mieć widok, w którym wyświetlane są tylko pliki księgowe, możemy po prostu kliknąć Wszystkie dokumenty , a następnie kliknąć widok Księgowość .

Co więcej, możemy łatwo mieć widok, w którym widzimy tylko pliki związane z wydatkami księgowymi. I tak możemy tworzyć i zapisywać widoki. 

Druga metoda tworzenia widoków SharePoint

Innym sposobem utworzenia widoku jest kliknięcie opcji Wszystkie dokumenty, a następnie wybranie opcji Utwórz nowy widok . 

W tym przykładzie nazwiemy go TestView . Widok ten możemy wyświetlić jako listę, kalendarz lub galerię. Na razie użyjmy List . Możemy również zmienić widoczność tego widoku na prywatny lub publiczny, jeśli chcemy. Następnie kliknij Utwórz , aby utworzyć ten widok.

Ponieważ nie ustawiliśmy żadnego filtrowania, sortowania ani grupowania, ten widok nadal wyświetla wszystkie pliki.

Aby edytować ten widok, kliknij ponownie Wszystkie dokumenty i kliknij Edytuj bieżący widok .

Następnie przeniesie nas na tę stronę. To jest bardziej zaawansowana wersja widoku, który stworzyliśmy.

Modyfikowanie widoków

Ta część naszego widoku pozwala nam na bardziej zaawansowane zmiany. W tym przykładzie zmieńmy nazwę tego widoku na CEO .

W tej sekcji Kolumny możemy wybrać kolumny, które chcemy wyświetlić i ukryć pozostałe kolumny. W tym przykładzie chcemy wyświetlić tylko kolumny Type , Name , Department , Expense Type i Expense Amount dla CEO.

Następna sekcja służy do sortowania naszych kolumn. W tym przykładzie chcemy posortować nasze kolumny według kwoty wydatków i wyświetlić je w kolejności malejącej.

Mamy również sekcję filtrów, w której możemy wybrać między pokazywaniem wszystkich elementów lub utworzeniem prostego filtrowania warunkowego. W tym przykładzie utworzymy filtr, w którym elementy będą wyświetlane tylko wtedy, gdy kolumna działu nie jest równa HR. 

Mamy kilka innych zmian, które możemy tutaj wprowadzić. W tym przykładzie możemy również wprowadzić pewne zmiany w opcjach Grupuj według . Po prostu kliknij na niego, aby wyświetlić opcje, które możemy wprowadzić.

W tym przykładzie chcemy tylko pogrupować nasze pliki według działów. 

Dodajmy też sumy . Chcemy mieć sumę w kolumnie Kwota wydatku . Więc wybierzmy Suma .

I to są rzeczy, które możemy zrobić, korzystając z tej metody tworzenia i zapisywania widoku. Jeśli zakończyliśmy edycję tego widoku, po prostu kliknij przycisk OK , aby go zapisać.

W rezultacie mamy teraz widok CEO, który wygląda tak. Jak widać, są one pogrupowane według działów, aw kolumnie Kwota wydatków znajduje się suma . Kolumny, które mamy w tym widoku, to tylko te kolumny, które dodaliśmy wcześniej. 

Zobacz formatowanie w programie SharePoint
Microsoft SharePoint | Omówienie
dodawania metadanych w programie SharePoint przy użyciu kolumn

Wniosek

W sumie nauczyliśmy się tworzyć i zapisywać widoki programu SharePoint. Omówiliśmy, że możemy tworzyć widoki w zależności od potrzeb naszej organizacji. Mówiliśmy również o dwóch sposobach tworzenia widoku oraz o tym, czy chcemy, aby widok był publiczny czy prywatny. Ponownie, tworzenie widoków służy tylko do reprezentacji naszych danych.

W tym samouczku możemy utworzyć 3 różne widoki w naszej przykładowej bibliotece dokumentów programu SharePoint . Widok Wszystkie dokumenty , który domyślnie wyświetla wszystkie nasze pliki, widok Księgowość , z którego może korzystać HR, gdzie pliki są związane tylko z działem księgowości, oraz widok CEO , w którym pliki są pogrupowane według działów z kilkoma innymi zmianami . 

Wszystkiego najlepszego,

Henz