Шаблоны SharePoint для библиотек документов

Шаблоны — это готовые проекты, которые мы можем использовать для стандартизации определенного макета. В этом руководстве мы поговорим о том, как добавлять и использовать настраиваемые шаблоны SharePoint в библиотеках документов . 

Шаблоны документов можно хранить и повторно использовать для стандартизации процессов и обеспечения согласованности внутри организации. Как правило, они предварительно отформатированы таким образом, что информируют об использовании документа.

Оглавление

• Важность использования шаблонов документов в SharePoint
• Загрузка шаблонов документов в SharePoint
• Использование шаблонов SharePoint для документов
• Заключение

Важность использования шаблонов документов в SharePoint

Основная причина использования шаблона документа в SharePoint заключается в том, что он экономит время пользователей. Вместо того, чтобы тратить время на форматирование документа каждый раз, когда мы его используем, мы можем просто сохранить шаблон документа, а затем повторно использовать его. Кроме того, использование шаблонов может обеспечить единообразие, поскольку все форматируется должным образом. 

Например, если мы автомобильная компания, у нас обычно есть файл Excel с расценками для продавцов. В этом примере у нас есть папка Quotes .

Внутри этой папки у нас есть несколько примеров файлов котировок Excel для Honda и Ford . 

Когда мы открываем эти файлы с котировками, мы видим, что они имеют разные форматы, которые могут сбивать с толку тех, кто хочет их проверить или создать новый файл с котировками для другой автомобильной компании. 

Более того, если другому пользователю необходимо создать файл котировок, у него может быть другой способ сделать это. 

Мы можем предоставить шаблон, который пользователи отдела продаж могут использовать каждый раз, когда им нужно создать предложение. Затем мы можем загрузить это на наш SharePoint. 

Загрузка шаблонов документов в SharePoint

Для этого урока я создал образец шаблона предложения, который хочу, чтобы пользователи использовали каждый раз, когда они будут создавать предложение. На этот шаблон я добавил название компании, слоган, цитату, дату и так далее. 

Чтобы загрузить шаблон в SharePoint, просто нажмите кнопку «Создать» , затем нажмите «Добавить шаблон» .

После этого выберите шаблон, который вы создали. Для этого примера я создал шаблон под названием « Шаблон ценового предложения» .

Мы увидим уведомление о том, что наш шаблон уже загружен.

Теперь пользователи могут использовать этот шаблон. Им просто нужно нажать кнопку New .

Затем мы увидим, что загруженный нами шаблон предложения был добавлен в список. Опять же, это полезно, потому что, если пользователи добавляют цитаты, мы можем сказать им, чтобы они не создавали файл Excel цитаты по-своему, а просто использовали этот шаблон, который мы предоставили вместо этого. 

В этом примере я удалю эти два примера файлов котировок, формат которых отличается. 

Использование шаблонов SharePoint для документов

Чтобы использовать шаблон, который мы добавили, просто нажмите кнопку «Создать» , а затем щелкните этот шаблон. 

Как мы видим, вместо пустого файла Excel и создания предложения с нуля у нас теперь есть шаблон предложения, который нам просто нужно заполнить.

После ввода необходимых данных для этой цитаты мы можем переименовать ее. Это примерная цитата для Форда , поэтому я назвал ее Форд .

Каждый раз, когда пользователю нужно создать предложение, он может просто использовать наш шаблон предложения. При этом у нас также могут быть шаблоны для ценовых предложений, списков вызовов, заметок о встречах и многого другого. Обратите внимание, что мы также можем сделать это для файлов Word или PowerPoint.

Но что, если мы больше не хотим, чтобы пользователи создавали свои собственные книги Excel или документы Word? Мы также можем сделать это. Сначала нажмите кнопку «Создать» , затем выберите меню «Редактировать новый» . 

Снимите флажки с опций, которые пользователи могут использовать при добавлении нового файла. Например, если у нас есть шаблон для книги Excel, мы можем снять отметку с книги Excel здесь. 

Мы также можем организовать наши варианты. Например, мы можем перетащить наш шаблон цитаты и поместить его сверху, если захотим.

Чтобы сохранить изменения, просто нажмите Сохранить .

Затем, если мы снова нажмем кнопку «Создать» , мы увидим, что книги Excel не было в списке, а наш шаблон предложения теперь находится вверху. 

Мы можем легко вернуть книгу Excel, если захотим. Просто снова зайдите в меню «Правка» и установите флажок «Книга Excel». Обязательно сохраняйте каждый раз, когда вносите какие-либо изменения.

Если мы хотим удалить определенный шаблон, просто нажмите на многоточие, затем нажмите «Удалить» .

Добавление файлов SharePoint на компьютер
Сайты SharePoint: краткий обзор
Сайт SharePoint | Прохождение макета и меню

Заключение

В заключение отметим, что шаблоны SharePoint предоставляют прекрасную возможность оптимизировать нашу работу, особенно процесс создания документов. Из этого руководства вы узнали, как загружать и использовать настраиваемые шаблоны документов в SharePoint.

Наличие этой функции в SharePoint очень полезно, поскольку она заставляет наших пользователей организовывать и создавать согласованные форматы документов. Надеюсь, вы смогли понять его использование и важность.

Всего наилучшего,

Генри