Что такое Sharepoint? Основные характеристики и функции

Вы устали терять важные документы в море электронных писем, удаленных документов, папок и стикеров?

Вы иногда чувствуете, что вам нужен GPS только для того, чтобы найти тот файл, который ваш босс запросил три недели назад? Не бойся, дорогой читатель, среди нас есть герой: Microsoft SharePoint.

SharePoint — это веб-платформа, разработанная Microsoft, которая предоставляет организациям централизованное пространство для управления, совместного использования и совместной работы над различными типами контента, например документами, календарями, задачами и т. д.

Платформа позволяет пользователям создавать сайты для разных отделов, проектов или команд с настраиваемыми правами пользователей и рабочими процессами для управления доступом, отображения информации и оптимизации процессов.

Надежные функции SharePoint можно настроить в соответствии с конкретными потребностями вашей организации, что делает его незаменимым инструментом для повышения производительности и совместной работы.

Но это только вершина айсберга! В следующих разделах мы углубимся в историю Microsoft SharePoint, основные функции, доступные версии, интеграции с Microsoft и возможные варианты использования.

Так что берите любимый напиток, садитесь поудобнее и давайте вместе исследовать чудеса SharePoint.

Оглавление

• Что такое SharePoint?
• История SharePoint
  • Современный SharePoint
• 6 основных функций и возможностей SharePoint
  • 1. Сотрудничество
  • 2. Управление контентом
  • 3. Автоматизация рабочих процессов
  • 4. Социальные функции
  • 4. Бизнес-аналитика
  • 5. Поиск
• Версии SharePoint и цены
  • SharePoint онлайн
  • Сервер SharePoint
  • Фонд SharePoint и дизайнер SharePoint
• Интеграция с экосистемой Microsoft
  • Майкрософт Офис 365
  • Команды Майкрософт
  • Силовая платформа
• Варианты использования Microsoft SharePoint
• Нижняя линия

Что такое SharePoint?

Представьте себе: вы начинаете свой рабочий день, и вас встречает переполненный почтовый ящик, бесконечный список дел и куча результатов, от которых просто не уйти. Звучит подавляюще, верно? Вот где Microsoft SharePoint приходит на помощь!

Итак, что такое SharePoint? Проще говоря, это платформа, разработанная Microsoft, которая предоставляет организациям централизованное место для управления, хранения и обмена различными типами контента и задач с помощью веб-приложений, таких как:

• Документы : Word, Excel, PowerPoint, PDF-файлы и др.

• Общие календари : расписания команд, сроки выполнения проектов и собрания.

• Задачи : списки дел, рабочие процессы и утверждения.

• Современные списки : контакты, общие почтовые ящики, инвентарь, метаданные и информация о клиентах.

Microsoft SharePoint включает в себя мощные инструменты для совместной работы, позволяющие пользователям совместно работать над содержимым в режиме реального времени, обмениваться обновлениями и получать отзывы в одном месте. Кроме того, благодаря возможностям поиска найти нужный документ или информацию очень просто.

Но подождите, есть еще! В следующем разделе мы рассмотрим более чем двухдесятилетнюю историю SharePoint, а затем рассмотрим основные функции продукта.

Если вы хотите поднять производительность своей организации на новый уровень, продолжайте читать, чтобы раскрыть весь потенциал SharePoint.

История SharePoint

Давайте прогуляемся по закоулкам памяти, вернемся во времена, когда раскладушки были в моде, MySpace была популярной социальной сетью, а SharePoint был всего лишь проблеском в глазах Microsoft.

Правильно, мы говорим о начале 2000-х, времени, когда Интернет был еще в зачаточном состоянии, и мир только начинал понимать важность совместной работы и управления контентом.

Microsoft SharePoint был впервые представлен в 2001 году, когда мир все еще привыкал к идее использования Интернета не только для отправки электронных писем и просмотра видео с кошками.

Первоначальная версия этого проекта MS представляла собой базовое веб-приложение, которое позволяло командам обмениваться документами и совместно работать над проектами. Это не изменило правила игры, но заложило основу для того, что должно было произойти.

На протяжении многих лет платформа SharePoint продолжала развиваться, добавляя новые функции и возможности, которые сделали ее незаменимым инструментом для предприятий и организаций любого размера.

В 2003 году Microsoft выпустила SharePoint Portal Server, который позволил использовать более продвинутые функции управления контентом и поиска.

А в 2006 году был запущен Microsoft Office SharePoint Server 2007, в котором появились социальные функции и возможности бизнес-аналитики.

Современный SharePoint

Только с выпуском SharePoint Server 2010 платформа действительно начала набирать обороты.

Благодаря улучшенному пользовательскому интерфейсу и новым мощным функциям, таким как совместное редактирование документов и автоматизация рабочих процессов, SharePoint 2010 быстро стала популярной платформой для совместной работы и управления контентом.

Сегодня SharePoint — это мощная платформа, которая предлагает широкий спектр функций и возможностей, от управления документами и принятия бизнес-решений до социального сотрудничества и функций поиска.

Но все началось с простой идеи: командам необходимо обмениваться информацией и совместно работать над проектами.

В следующем разделе мы более подробно рассмотрим функции, которые делают SharePoint таким мощным инструментом для предприятий и организаций.

6 основных функций и возможностей SharePoint

Microsoft SharePoint — это не просто скучная старая система управления документами. Это многофункциональная платформа, которая может помочь предприятиям и организациям сотрудничать, автоматизировать процессы и даже принимать решения на основе данных.

В этом разделе мы более подробно рассмотрим некоторые ключевые функции и возможности, которые делают SharePoint таким мощным инструментом для цифрового рабочего места.

1. Сотрудничество

Начнем с сотрудничества. Microsoft SharePoint предлагает широкий спектр инструментов, помогающих группам обмениваться информацией и более эффективно работать вместе в среде SharePoint.

Вы можете создавать сайты групп для разных отделов или проектов и использовать их для хранения и систематизации документов, отслеживания задач и обмена обновлениями в режиме реального времени.

А благодаря таким функциям, как контроль версий и совместное редактирование , вы можете гарантировать, что все работают над одной и той же версией документа, и избежать головной боли, связанной с бесконечными цепочками писем.

Функции совместной работы SharePoint позволяют совместное редактирование и позволяют пользователям создавать сайты SharePoint, получать доступ к общим документам, быстро обмениваться обновлениями и оставлять отзывы.

Платформа также предлагает настраиваемые параметры разрешений, поэтому вы можете контролировать, кто имеет доступ к определенным документам на вашем сайте SharePoint.

2. Управление контентом

На сайте SharePoint пользователи могут легко создавать, загружать и хранить документы в централизованной библиотеке документов. Пользователи также могут использовать интеграцию с MS Teams для дальнейшего улучшения коммуникации.

Домашняя страница SharePoint также предлагает контроль версий, поэтому вы можете отслеживать изменения и гарантировать, что все работают с самой последней информацией.

3. Автоматизация рабочих процессов

Сайт SharePoint — это больше, чем просто система управления документами. Он также предлагает мощные возможности автоматизации бизнес-процессов, позволяющие оптимизировать рабочие процессы и автоматизировать повторяющиеся задачи.

Рабочие процессы SharePoint настраиваются и могут автоматизировать задачи и оптимизировать процессы. Например, вы можете настроить рабочий процесс для утверждения документов, отправки уведомлений, привлечения сотрудников или сбора отзывов.

А благодаря интеграции с Power Automate (ранее Microsoft Flow) вы даже можете автоматизировать процессы за пределами вашего сайта SharePoint и в различных приложениях и службах.

4. Социальные функции

SharePoint также предлагает социальные функции для создания коммуникационных сайтов, где вы можете общаться с коллегами и делиться знаниями в своей организации.

Вы можете использовать социальные инструменты для создания сред SharePoint, функционирующих как практические сообщества, где сотрудники могут обмениваться идеями и передовым опытом и совместно работать над проектами.

4. Бизнес-аналитика

И давайте не будем забывать о бизнес-аналитике! С помощью SharePoint вы можете создавать мощные панели мониторинга и отчеты, которые помогут вам принимать решения на основе данных на нескольких серверах.

Вы можете использовать встроенные средства аналитики и отчетности SharePoint, а также интегрировать сервер проектов с LuckyTemplates для создания интерактивных визуализаций и анализа.

5. Поиск

Мощные возможности поиска SharePoint позволяют пользователям быстро находить нужное им содержимое, будь то конкретный документ, страница сайта проекта или профиль коллеги.

Это лишь некоторые из основных функций, которые делают SharePoint важным инструментом для современных рабочих мест. Но знаете ли вы, что существуют разные версии SharePoint, каждая со своими возможностями?

В следующем разделе мы рассмотрим различные версии SharePoint, от SharePoint Online до SharePoint Server, чтобы вы могли определить, какая из них подходит для вашей организации.

Версии SharePoint и цены

В этом разделе рассматриваются различные версии SharePoint и то, как они удовлетворяют различные потребности организации.

Доступны различные версии, но две из них находятся в стадии активной разработки — онлайн-версия и локальная версия: SharePoint Online и SharePoint Server.

SharePoint онлайн

SharePoint Online — это облачная версия платформы, которая включена в планы подписки Microsoft Office 365 и доступна через мобильное приложение SharePoint.

Он идеально подходит для организаций, которые хотят пользоваться преимуществами SharePoint, не беспокоясь об управлении собственными серверами SharePoint.

С помощью SharePoint Online пользователи могут получить доступ ко всем функциям SharePoint с любого устройства (включая мобильные устройства) с подключением к Интернету и веб-браузером, что делает его гибким и удобным вариантом для современных рабочих мест.

Некоторые преимущества SharePoint Online включают в себя:

• Доступ с любого устройства с подключением к интернету

• Нет необходимости управлять собственными серверами или веб-частями

• Автоматические обновления и новые функции

• Интеграция с другими приложениями Microsoft Office 365.

SharePoint Online доступен в рамках подписки Microsoft Office 365 . Цена варьируется в зависимости от выбранного вами плана подписки, но SharePoint Online включен во все планы, кроме базового плана Microsoft Office 365 Business Basic.

Сервер SharePoint

SharePoint Server — это локальная версия SharePoint, которую можно установить на серверах вашей организации.

Он предлагает все функции SharePoint Online, а также дополнительные параметры настройки и контроля над хранением данных и другими элементами управления безопасностью.

Локальное использование SharePoint идеально подходит для организаций, которым требуется полный контроль над средой SharePoint или создание веб-сайтов с особыми требованиями к безопасности и соответствию требованиям.

Некоторые преимущества SharePoint Server:

• Полный контроль над хранением данных, библиотеками документов и безопасностью

• Дополнительные параметры настройки для сайтов SharePoint

• Интеграция с другими локальными системами SharePoint

• Больше гибкости в вариантах развертывания

SharePoint Server 2019 лицензируется на сервер и на пользователя или устройство, обращающееся к серверу. Доступны две модели лицензирования : Standard CAL (лицензия клиентского доступа) и Enterprise CAL.

Стандартная клиентская лицензия предоставляет базовые функции SharePoint, а корпоративная клиентская лицензия включает более продвинутые функции, такие как бизнес-аналитика и корпоративный поиск.

Фонд SharePoint и дизайнер SharePoint

Эти двое заслуживают поощрения. Оба они являются бесплатными инструментами, которые больше не находятся в стадии активной разработки и могут даже отключать функции продукта, которые появятся в будущих версиях; однако некоторые версии по-прежнему работают в современных операционных системах.

SharePoint Designer обычно используется опытными пользователями или разработчиками, которые хотят создавать собственные рабочие процессы и решения поверх SharePoint.

SharePoint Foundation, с другой стороны, является бесплатной версией SharePoint начального уровня, которую можно использовать для базового обмена документами, управления и совместной работы.

Это отличная отправная точка для начинающих и небольших организаций, которым не нужны все функции SharePoint Online или SharePoint Server, но которые все же хотят пользоваться такими преимуществами, как общий доступ к файлам.

Некоторые преимущества SharePoint Foundation включают:

• Бесплатное использование

• Основные возможности управления документами и совместной работы

• Простота настройки и использования

Теперь, когда мы рассмотрели различные версии и варианты ценообразования, давайте рассмотрим еще один важный аспект SharePoint: его интеграцию с другими продуктами Microsoft.

SharePoint можно интегрировать с такими продуктами, как Teams, OneDrive и Power Platform, что значительно расширяет его функциональные возможности.

В следующем разделе мы более подробно рассмотрим, как SharePoint интегрируется с этими продуктами и как он может повысить производительность и совместную работу вашей организации. Итак, давайте погрузимся!

Интеграция с экосистемой Microsoft

Интеграция с другими продуктами Майкрософт является важным преимуществом, поскольку обеспечивает бесперебойную совместную работу, оптимизированные рабочие процессы и современные возможности.

В этом разделе мы более подробно рассмотрим некоторые ключевые продукты Microsoft, которые интегрируются с SharePoint.

Майкрософт Офис 365

Являясь частью экосистемы Office 365, SharePoint легко интегрируется с другими инструментами повышения производительности, такими как Excel , Word и PowerPoint . Это позволяет вам получать доступ к документам и обмениваться ими в режиме реального времени, гарантируя, что ваша команда останется на одной странице.

Включив SharePoint в пакет услуг Office 365, бизнес-пользователи вашей организации получат следующие преимущества:

• Централизованное хранилище файлов с безопасным контролем доступа

• Совместная и оптимизированная командная коммуникация

• Гибкий и настраиваемый дизайн сайта группы

Команды Майкрософт

Microsoft Teams — это платформа для совместной работы, которая позволяет командам общаться в чате, обмениваться файлами и совместно работать над проектами в режиме реального времени. Teams интегрируется с SharePoint, позволяя пользователям получать доступ к файлам и документам SharePoint непосредственно из интерфейса Teams.

Благодаря интеграции с Microsoft Teams вы можете:

• Легкий доступ к актуальным документам, которыми поделились с вашей командой

• Совместная работа над документами одновременно с другими членами команды

• Отслеживайте версии и сохраняйте историю версий

Силовая платформа

SharePoint взаимодействует с инструментами Microsoft Power Platform , такими как Power Automate , Power Apps и LuckyTemplates . Используя возможности Power Platform, вы можете добавить индивидуальную автоматизацию, решения для приложений и визуализацию данных на свои коммуникационные сайты SharePoint.

Благодаря интеграции с Power Platform вы можете:

• Создавайте автоматизированные рабочие процессы между SharePoint и другими приложениями и службами.

• Создавайте собственные приложения для управления и отображения данных SharePoint

• Создавайте мощные визуализации данных с помощью LuckyTemplates

Интеграция с экосистемой Microsoft позволяет вам раскрыть весь потенциал SharePoint, создавая бесконечные возможности для совместной работы и инноваций в вашей организации.

В следующем разделе мы более подробно рассмотрим некоторые потенциальные варианты использования SharePoint в реальном мире. Пойдем!

Варианты использования Microsoft SharePoint

Как вы теперь знаете, SharePoint — это универсальная платформа с широким спектром вариантов использования в различных отраслях, которая пользуется популярностью во многих организациях. Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных вариантов использования SharePoint:

1. Управление документами . Возможности системы управления документами SharePoint являются одними из самых популярных функций. Организации могут использовать SharePoint для хранения, систематизации и управления документами из различных источников данных, гарантируя, что члены команды могут легко получать доступ к последней версии документа и совместно работать над ней. Функции управления версиями SharePoint и возврата и извлечения помогают предотвратить конфликты и гарантируют, что члены команды всегда работают с последней версией документа, будь то локально или в Интернете.

2. Интранет и порталы : SharePoint также можно использовать для создания автономных сайтов интрасети и порталов для внутренней связи, обмена информацией, современных веб-частей и совместной работы. Сайты интрасети можно настроить таким образом, чтобы они включали новости, события, вики-сайты и важные объявления, а также политики и процедуры компании. Встроенные возможности поиска позволяют конечному пользователю быстро находить конфиденциальную информацию, хранящуюся локально.

3. Управление проектами. Возможности управления проектами SharePoint могут помочь командам управлять проектами от начала до конца. Команды могут использовать SharePoint для создания страниц сайта проекта, назначения задач, отслеживания хода выполнения, изменения структуры сайта и совместной работы над документами проекта на одном сервере. Его интеграция с другими продуктами Office 365 и приложениями Office, такими как MS Teams и Planner, также может расширить возможности управления проектами.

4. Автоматизация бизнес-процессов: интеграция SharePoint с Power Automate (ранее известной как Microsoft Flow) позволяет пользователям автоматизировать повторяющиеся задачи и процессы. Вы можете использовать ферму SharePoint вместе с Power Automate для автоматизации рабочих процессов, таких как процессы утверждения документов, с поддержкой больших файлов.

SharePoint имеет широкий спектр вариантов использования, и это всего лишь несколько примеров. Независимо от потребностей вашей организации платформа вместе с надстройками SharePoint может помочь повысить производительность и ориентацию на аудиторию, а также оптимизировать рабочие процессы.

Нижняя линия

SharePoint — это мощная и универсальная платформа, которая помогает организациям и бизнес-службам связи повышать производительность и улучшать совместную работу.

Благодаря своим функциям интрасети и портала, интеграции приложений Office 365, инструментам управления проектами, веб-частям и службам доступа, а также возможностям автоматизации бизнес-процессов, SharePoint представляет собой универсальный магазин решений для организаций всех размеров и отраслей.

Кроме того, интеграция SharePoint с другими продуктами Office 365 и службами Office, такими как MS Teams, OneDrive, Outlook и Power Automate, делает его еще более ценным веб-приложением для улучшения вашего рабочего процесса.

А благодаря различным вариантам ценообразования и доступным моделям развертывания его можно адаптировать к потребностям и бюджету любой организации.

Независимо от того, представляете ли вы малый бизнес, стремящийся оптимизировать бизнес-процессы, или крупное предприятие, стремящееся улучшить командную работу, внутренние коммуникации и совместную работу между отделами и местоположениями, SharePoint — это платформа, которую стоит рассмотреть.

Чтобы узнать больше о преимуществах использования SharePoint в качестве веб-приложения, ознакомьтесь с приведенным ниже руководством: