มุมมอง MS SharePoint | การสร้างและการบันทึก

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะพูดถึงการสร้างและบันทึกมุมมองบน SharePoint การกรองและการเรียงลำดับทำให้มุมมองมีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อแสดงข้อมูลของเราในรายการ SharePoint หรือไลบรารี เมื่อสร้างมุมมอง SharePoint เราจะเปลี่ยนวิธีการแสดงข้อมูลหรือไฟล์ของเราเท่านั้น โดยไม่เปลี่ยนไฟล์หรือข้อมูลจริง มีสองวิธีในการสร้างมุมมองซึ่งจะกล่าวถึงในบทช่วยสอนนี้ด้วย

มุมมอง SharePoint เป็นการแสดงข้อมูลของเราอย่างง่าย 

ในไลบรารีเอกสารของเรา ไฟล์ทั้งหมดของเราจะแสดงตามค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้บางคนในองค์กรต้องการดูมุมมองหรือการแสดงข้อมูลบางอย่างในทันที โดยที่พวกเขาไม่ต้องทำการกรองหรือจัดกลุ่มไฟล์ทุกครั้ง 

ตัวอย่างเช่น ทุกครั้งที่ CEO เยี่ยมชมไลบรารีเอกสารนี้ เขาต้องการมีมุมมองที่แสดงไฟล์ที่จัดกลุ่มตามแผนกแล้ว

สารบัญ

• วิธีแรกในการสร้างมุมมอง SharePoint
• การบันทึกมุมมอง SharePoint
• วิธีที่สองในการสร้างมุมมอง SharePoint
• การปรับเปลี่ยนมุมมอง
• บทสรุป

วิธีแรกในการสร้างมุมมอง SharePoint

สมมติว่า HR ต้องการมุมมองที่สามารถดูไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับแผนกบัญชีได้ ในการทำเช่นนั้น เราเพียงแค่คลิกที่ คอลัมน์ แผนกแล้วคลิกกรองตาม

จากนั้นเพียงเลือก ตัวเลือก การบัญชีแล้วคลิกปุ่มสมัคร

จากนั้นจะแสดงมุมมองที่เราสามารถดูได้เฉพาะไฟล์ภายใต้แผนกบัญชี เราสามารถทำตามขั้นตอนนั้นทุกครั้งที่เราต้องการมีมุมมองนี้ อย่างไรก็ตาม สิ่งที่เราต้องการคือบันทึกมุมมองนี้ไว้ เพื่อที่เราจะสามารถเข้าชมได้เมื่อต้องการ 

การบันทึกมุมมอง SharePoint

หากต้องการบันทึกมุมมองปัจจุบันของเรา เพียงคลิกที่เอกสารทั้งหมดแล้วคลิกบันทึกมุมมองเป็น

ตอนนี้เราสามารถตั้งชื่อมุมมองนี้ สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะตั้งชื่อว่าการบัญชี

เราสามารถสร้างมุมมองสองประเภทในแง่ของผู้ชมได้ที่นี่ เราสามารถทำให้มุมมองนี้เป็นแบบสาธารณะหรือแบบส่วนตัวขึ้นอยู่กับว่าเราต้องการอะไร เมื่อกำหนดให้เป็นสาธารณะ ทุกคนในองค์กรสามารถใช้มุมมองนี้ได้ ในขณะที่กำหนดให้เป็นส่วนตัวเท่านั้น ทำให้มุมมองนี้พร้อมใช้งานเฉพาะบุคคลที่สร้างเท่านั้น

อย่าลืมคลิกปุ่มบันทึก

เมื่อใดก็ตามที่เราต้องการดูเฉพาะไฟล์บัญชีที่แสดงอยู่ เราสามารถคลิกที่เอกสารทั้งหมดแล้วคลิกมุมมองบัญชี

นอกจากนี้ เราสามารถมีมุมมองที่เราเห็นเฉพาะไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายทางบัญชีได้อย่างง่ายดาย และนั่นคือวิธีที่เราสามารถสร้างและบันทึกมุมมอง 

วิธีที่สองในการสร้างมุมมอง SharePoint

อีกวิธีในการสร้างมุมมองคือการคลิกที่เอกสารทั้งหมดจากนั้นเลือกตัวเลือก  สร้างมุมมองใหม่

สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะตั้งชื่อว่าTestView เราสามารถทำให้มุมมองนี้แสดงเป็นรายการ ปฏิทิน หรือแกลเลอรี สำหรับตอนนี้ มาใช้Listกัน เรายังสามารถเปลี่ยนการเปิดเผยของมุมมองนี้เป็นส่วนตัวหรือสาธารณะได้หากต้องการ จากนั้นคลิกสร้างเพื่อสร้างมุมมองนี้

เนื่องจากเราไม่ได้ตั้งค่าการกรอง การเรียงลำดับ หรือการจัดกลุ่ม มุมมองนี้จึงยังคงแสดงไฟล์ทั้งหมด

หากต้องการแก้ไขมุม มองนี้ เพียงคลิกที่เอกสารทั้งหมดอีกครั้ง แล้วคลิกแก้ไขมุมมองปัจจุบัน

จากนั้นจะพาเรามาที่หน้านี้ นี่คือมุมมองเวอร์ชันขั้นสูงที่เราสร้างขึ้น

การปรับเปลี่ยนมุมมอง

มุมมองส่วนนี้ช่วยให้เราทำการเปลี่ยนแปลงขั้นสูงได้มากขึ้น สำหรับตัวอย่างนี้ ลองเปลี่ยนชื่อของมุมมองนี้เป็นCEO

ใน ส่วน คอลัมน์ นี้ เราสามารถเลือกคอลัมน์ที่เราต้องการแสดงและซ่อนคอลัมน์อื่นๆ สำหรับตัวอย่างนี้ เราต้องการแสดง คอลัมน์ Type , Name , Department , Expense TypeและExpense Amountสำหรับ CEO เท่านั้น

ส่วนถัดไปสำหรับกา��จัดเรียงคอลัมน์ของเรา สำหรับตัวอย่างนี้ เราต้องการจัดเรียงคอลัมน์ของเราตามจำนวนค่าใช้จ่ายและแสดงตามลำดับจากมากไปน้อย

นอกจากนี้ เรายังมีส่วนตัวกรองที่เราสามารถเลือกระหว่างการแสดงรายการทั้งหมดหรือสร้างการกรองแบบมีเงื่อนไขอย่างง่าย สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะสร้างตัวกรองที่จะแสดงเฉพาะรายการหากคอลัมน์ของแผนกไม่เท่ากับ HR 

เรามีการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ อีกเล็กน้อยที่เราสามารถทำได้ที่นี่ สำหรับตัวอย่างนี้ เราสามารถเปลี่ยนแปลง ตัวเลือก Group Byได้เช่นกัน เพียงคลิกเพื่อแสดงตัวเลือกที่เราสามารถทำได้

สำหรับตัวอย่างนี้ เราต้องการจัดกลุ่มไฟล์ตามแผนกเท่านั้น 

เรามาเพิ่มTotals กัน เถอะ เราต้องการให้มียอดรวมในคอลัมน์Expense Amount ลองเลือกSum

และนั่นคือสิ่งที่เราสามารถทำได้เมื่อใช้วิธีสร้างและบันทึกมุมมองนี้ หากเราแก้ไขมุมมองนี้เสร็จแล้ว ให้คลิก ปุ่ม ตกลงเพื่อบันทึก

ด้วยเหตุนี้ เราจึงมีมุมมองของ CEO ที่มีลักษณะเช่นนี้ อย่างที่เราเห็น มันจัดกลุ่มตามแผนกและมีจำนวนรวมภายใต้คอลัมน์Expense Amount คอลัมน์ที่เรามีในมุมมองนี้เป็นเพียงคอลัมน์ที่เราได้เพิ่มไว้ก่อนหน้านี้เช่นกัน 

ดูการจัดรูปแบบใน SharePoint
Microsoft SharePoint | ภาพรวม
การเพิ่ม Metadata ใน SharePoint โดยใช้คอลัมน์

บทสรุป

สรุปแล้ว เราได้เรียนรู้วิธีสร้างและบันทึกมุมมอง SharePoint เราคุยกันว่าเราสามารถสร้างมุมมองขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรของเรา เรายังได้พูดคุยเกี่ยวกับสองวิธีในการสร้างมุมมองและว่าเราต้องการทำให้มุมมองเป็นแบบสาธารณะหรือส่วนตัว อีกครั้ง การสร้างมุมมองเป็นเพียงการนำเสนอข้อมูลของเราเท่านั้น

ในบทช่วยสอนนี้ เราสามารถสร้างมุมมองที่แตกต่างกันได้ 3 มุมมองในไลบรารีเอกสาร SharePoint ตัวอย่าง ของ เรา มุม มอง เอกสารทั้งหมดซึ่งแสดงไฟล์ทั้งหมดของเราตามค่าเริ่มต้น มุม มอง การบัญชีที่ HR สามารถใช้ได้ซึ่งไฟล์เกี่ยวข้องกับแผนกบัญชีเท่านั้น และ มุมมอง CEOที่ไฟล์ถูกจัดกลุ่มตามแผนกโดยมีการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ เล็กน้อย . 

สิ่งที่ดีที่สุด

เฮนรี่